Desde el punto de vista conceptual existen las siguientes diferencias a tener en cuenta cuando se va a desarrollar la conexión entre una tienda on-line y un ERP.

Integración de Clientes, Contactos y Usuarios

Cualquiera de las premisas que detallaré a continuación puede nos ser cierta en casos puntuales. Pero pongamos que son ciertas en su gran mayoría.

• Hasta hace bien poco solo las grandes empresas tenían acceso por coste a la implantación de un ERP.
• Las grandes empresas venden a grandes o pequeñas empresas, es decir, personas jurídicas o autónomos con un código de identificación fiscal.
• El concepto Cliente en una gran empresa suele identificarse con un CIF.
• El concepto usuario que realiza la compra, no suele ser trascendente. Una empresa vende a otra.
• Un cliente puede facilitar los datos de uno o varios contactos (empleados) que tienen potestad o no para realizar pedidos a la empresa.
• El registro de datos contiene además de los datos del Cliente como tal (Nombre fiscal, Nombre coloquial, e-mail, web…) otros datos asociados y críticos como pueden ser la Dirección fiscal, Dirección de envío de mercancías, Dirección de envío de documentos, Contactos, Teléfonos de contactos, departamentos de la empresa, departamentos a los que pertenecen los contactos…)
• Una empresa puede facilitar infinidad de direcciones de e-mail, tanto generales como personales de sus empleados o departamentos. O direcciones específicas, de soporte técnico, de soporte de facturación, comercial… etc, etc que serán gestionadas por distintos contactos o empleados.
• Dicho esto, identificar y registrar todos los datos de un Cliente en el ERP puede ser tan complejo como grande sea la estructura departamental de la empresa y el número de empleados que tenga, por tanto la estructura que soporta esta información en el ERP debe ser igual de compleja y coherente, evitando la duplicidad de datos.

Miremos ahora el registro de Clientes de una tienda On-line:

• Las tiendas On-line pueden vender tanto a empresas como a Cliente final.
• El dato clave que identifica al Cliente suele ser una dirección de e-mail.
• La tienda on-line no permite el registro de estructuras complejas de empresa, ni suele ser necesario para la  gestión de las ventas.
• El objetivo de una tienda on-line es captar clientes por lo que cuanto más sencillo sea el formulario de registro, menos Clientes se echarán atrás en la compra.

Ahora bien… ¿como integramos dos estructuras donde las premisas básicas de registro son tan sumamente distintas? La forma más sencilla podría ser unificar usuarios de la tienda on-line con contactos del ERP.

En el formulario de registro se incluiría un único campo nuevo que contemplaría la inclusión de un CIF y un nombre de empresa no obligatorios. El usuario de la tienda on-line solo debería introducir estos datos en caso de que pertenezca a una empresa.

La integración debería contemplar:

• La creación automática de un Cliente en el ERP tomando los datos de registro de un usuario de la tienda on-line
• La creación automática de un usuario en la tienda On-Line con los datos de contacto del ERP.
• Si una empresa sólo autoriza a algunos de sus empleados a realizar pedidos bien sea mediante la tienda on-line bien sea por otro medio, el ERP debería contemplar la posibilidad de autorizar o rechazar los pedidos de venta recibidos.

Integración de catálogo

De nuevo nos encontramos con diferencias substanciales a la hora de registrar el catálogo en un ERP y el catálogo mostrado en una tienda on-line.

En un ERP

• Es necesario registrar artículos tanto de compra, como de fabricación, semielaborados, utillajes, herramientas…. en función de la industria y del sector que se trate, tendrá que comprar ciertos elementos, que puede vender o no. Y tendrá también productos que utilice para fabricar, pero que no incluya en su catálogo de venta. Es el caso por ejemplo de una tienda de muebles, que requiere comprar madera, pero en su catálogo final únicamente pone muebles.
• El registro del artículo en el ERP suele estar enfocado únicamente a eso, a registrar información.
• La información guardada suele ser objetiva. Resumida. A menudo sin imágenes.
• La clave del artículo en el ERP es su código de referencia. La descripción o las observaciones pueden no existir.
• Una persona ajena a la empresa difícilmente comprende la estructura de los artículos o las referencias.

En la tienda on-line

• Solo se incluirán en el catálogo aquellos artículos que se vayan a vender.
• La información mostrada tiene que ser atractiva. Comprensible para el usuario.
• Cuantas más imágenes, explicaciones y descripciones se den al usuario mejor.
• Cualquiera debe ser capaz a un vistazo de ver lo que vende la tienda.
• Las ofertas y descuentos deben estar visibles.
• Se debe cuidar el diseño de cada página que presente un producto a la venta.
• Cada página de producto debe contener etiquetas o descripciones SEO, que permitan a los buscadores mostrar los productos de la tienda en primeras posiciones.

De nuevo nos encontramos con que el cometido del registro de artículos en el ERP no tiene nada que ver con el de la tienda On-Line. Así como el objetivo en el ERP es mantener un registro interno de los artículos para permitir su control, almacén, fabricación, compra y venta, en la tienda on-line además hay que tener en cuenta el aspecto visual, la forma de presentar el producto para que sea atractivo y produzca una posible compra.

La integración debería contemplar estos aspectos. El master de productos debería ser el ERP. La comunicación sería unidireccional desde el ERP a la tienda on-line, nunca al revés, por lo que sería necesario ampliar los campos descripción, observaciones, imágenes y campos SEO para que pudieran ser actualizados en el ERP. Además, se debería permitir publicar únicamente los productos marcados como de Venta on-line.

Integración de pedidos de ventas

Este aspecto ya es más parecido en los 2 sistemas. En un ERP, habitualmente un pedido cuenta con una cabecera de pedido y unas líneas, en las que consta el código de producto vendido, la cantidad y el precio.

En la tienda on-line es exactamente igual. Existe una cabecera de pedido donde constarán los datos del Cliente, forma de pago y envío, productos con su cantidad y precio.

La integración debería consistir en la creación automática de pedidos desde la tienda on-line al ERP. Habrá que tener en cuenta aspectos tales como el cliente que realiza el pedido. ¿Como se le identifica? Si no se puede identificiar el Cliente en el ERP, ¿se crea un nuevo Cliente con dichos datos? ¿Se obliga a la verificación de los datos antes de la creación?

Otros aspectos a tener en cuenta

Con un ERP el proceso habitual, al ser de empresa a empresa es.

• Pedido de venta, albaranes totales o parciales, facturación y cobro.
• Las formas de pago, suelen ser diferidas (Giro a 30 días, confirmin…etc)
• Las formas de envío suelen ser bien en camión del Cliente, bien en Camión propio o con agencias de transporte 24h.

En la tienda on-line

• Pedido de venta, cobro, albarán/factura.
• Las formas de pago suelen ser inmediatas (Transferencia, paypal, tarjeta de crédito)
• Las formas de envío suelen ser las agencias de transporte o correos.

Es decir, el proceso de negocio de la venta es distinto en el ERP y en la tienda on-line. Sería necesario adecuar el proceso de venta del ERP  para que tomase en cuenta este aspecto y permitiese el registro y gestión de estas formas de pago. Normalmente cuando el pedido llega al ERP desde la tienda on-line, estaría ya pagado.